ماذا تفعل خدمة المندوب (PRO) فعلاً، وكم يجب أن تكلف

تعني PRO مسؤول العلاقات العامة، لكن لا شيء في العمل يتصل بالعلاقات العامة. المندوب هو الشخص، أو الشركة الخارجية، الذي ينقل أوراق الشركة إلى الجهات الحكومية. التأشيرات وبطاقات العمل والهوية الإماراتية وتجديد الرخص وتسجيل الإيجار والتصديق كلها تمر بيد أحدهم، وفي معظم شركات الإمارات هذا الأحد هو المندوب.

وجد هذا الدور لأن لكل جهة نظامها ونماذجها وطابورها. والمندوب الذي يعرف أي مركز يتولى أي خطوة يحوّل أسبوعاً من الحيرة إلى يوم عمل. والذي لا يعرف قد يترك تأشيرة غير مكتملة ويفوّت تجديداً ويكلف الشركة غرامات.

يصف هذا الدليل ما يفعله المندوب، وكيف يُدفع له، وكيف تحتفظ بالسيطرة على ملف شركتك.

تغطي القائمة التالية معظم سنة شركة صغيرة.

• أعمال الرخصة مع الدائرة الاقتصادية في الإمارة (دائرة الاقتصاد والسياحة في دبي) أو المنطقة الحرة. التجديد، وإضافة نشاط أو حذفه، وتغيير الاسم التجاري أو الشريك أو المدير، والإلغاء.
• تسجيل الإيجار. في دبي، تسجيل إيجاري أو تجديده عبر دائرة الأراضي والأملاك. ولكل إمارة أخرى نظامها، مثل توثيق في أبوظبي.
• خدمات العمل مع وزارة الموارد البشرية والتوطين. بطاقة المنشأة، وتصاريح العمل للموظفين الجدد، وتعديل عقود العمل، والإلغاء عند مغادرة الموظف. وتُنجز معظمها عبر مراكز تسهيل.
• خدمات الإقامة. تصاريح الدخول وتأشيرات الإقامة وتعديل الوضع وإلغاء التأشيرة وحجز الفحص الطبي، وفي دبي غالباً عبر مراكز أمر التابعة للإدارة العامة للإقامة وشؤون الأجانب، وفي الإمارات الأخرى عبر قنوات الهيئة الاتحادية للهوية والجنسية والجمارك وأمن المنافذ.
• الهوية الإماراتية. الطلب والتجديد والاستبدال لدى الهيئة الاتحادية للهوية والجنسية والجمارك وأمن المنافذ.
• التصديق. الشهادات والعقود المختومة من وزارة الخارجية والسفارات.

أما التسجيل الضريبي وإقرارات القيمة المضافة وضريبة الشركات فهي عمل وكيل ضريبي لا مندوب. وقد يسجلك المندوب في البوابة، لكن القرارات المحاسبية للمحاسب.

لكل فاتورة مندوب طبقتان. الرسوم الحكومية هي ما تتقاضاه الجهة، ويجب أن تُحمَّل عليك بالتكلفة مع الإيصال. ورسوم الخدمة هي ما يتقاضاه المندوب مقابل العمل.

وهناك ثلاثة نماذج تسعير شائعة. الرسوم لكل معاملة تبلغ عادة بين 100 و500 د.إ فوق الرسوم الحكومية. والباقة السنوية بنحو 2,000 إلى 6,000 د.إ تغطي عدداً محدداً من معاملات التأشيرات والتجديدات. والأتعاب الشهرية تناسب الشركات كثيرة التوظيف وتبدأ من نحو 500 إلى 1,500 د.إ للشركة الصغيرة. هذه أرقام معتادة في دبي، وغالباً ما تكون التكاليف في الإمارات الأخرى مماثلة أو أقل بقليل.

اطلب قائمة الأسعار قبل البدء. والمندوب الذي يعطيك مبلغاً إجمالياً للتأشيرة ويرفض تفصيله يخفي هامش ربح كبيراً أو عملية غير موثوقة. والرسوم الحكومية تتغير، فقارن الفاتورة بالتعرفة المنشورة لدى الجهة.

الشركة التي لديها عشرة موظفين أو أكثر، أو توظف باستمرار، أو لديها عدة رخص، تستفيد غالباً من مندوب داخلي براتب من 4,000 إلى 8,000 د.إ شهرياً. فهو يتعلم ملفاتك وتنخفض كلفة المعاملة كلما زاد الحجم.

والشركة التي لديها أقل من عشرة موظفين وعدد قليل من المعاملات سنوياً تدفع عادة أقل إذا اعتمدت على جهة خارجية. فالمندوب الخارجي يتحمل التدريب وصلاحيات الأنظمة، وتدفع فقط عند الاستخدام.

وأياً كان اختيارك فيجب أن تبقى السلطة القانونية على الملف للشركة لا للمندوب. أي أن يكون المالك أو المدير هو المفوض بالتوقيع على بوابات الإقامة والعمل، وأن يتصرف المندوب بموجب خطاب تفويض موقع تستطيع سحبه.

ملف الشركة ثمين. فيه حصتك من التأشيرات وسجلك العمالي وتاريخ رخصتك. استخدم هذه الضوابط.

1. لا تسلّم الأصول إلا بإيصال موقع يعدد كل مستند. ولا تترك جواز سفر أو رخصة تجارية أو هوية إماراتية أصلية عند المندوب مدة أطول مما تحتاجه المعاملة.
2. احتفظ ببيانات الدخول. لا تشارك كلمة مرور الهوية الرقمية ولا رموز التحقق. وإذا احتاج المندوب إلى صلاحية فاطلب تسجيل التفويض في النظام بدل تسليم بيانات دخولك.
3. اطلب الإيصال الحكومي ورقم المعاملة لكل خطوة، وتحقق من الحالة بنفسك في تطبيق الجهة أو موقعها.
4. احتفظ بتقويم تجديد للرخصة وتسجيل الإيجار (إيجاري في دبي) وبطاقة المنشأة وتأشيرة كل موظف. أخبر المندوب بالتواريخ وتحقق منها أنت أيضاً.
5. ادفع بتحويل بنكي إلى حساب شركة لا نقداً إلى حساب شخصي.

تأشيرة تُنجز بمبلغ 1,500 د.إ بينما تعرضها شركات أخرى بمبلغ 3,500 د.إ قد تكون مخفضة، وقد تكون معاملة لم تُسدَّد كاملة للجهة.

واحذر كذلك من مندوب هو الوحيد الذي يعرف كلمات المرور، أو يصبح غير متاح قرب الموعد النهائي، أو يفسر التأخير بتغيير في القواعد لا تجده في أي موقع حكومي.

تحقق من رخصة شركة المندوب قبل التعاقد كما يشرح دليلنا عن التحقق من الرخصة التجارية، وابحث عن نشاط تخليص المعاملات أو ما يقاربه. ويشرح دليلنا عن تخليص المعاملات ما يعنيه ذلك.

ابدأ بمعرفة الحالة الحقيقية. تحقق من رقم المعاملة في موقع الجهة أو تطبيقها، أو اطلب من مركز تسهيل أو أمر أن يقرأها لك. وغالباً تكون المشكلة مستنداً ناقصاً أو رسماً غير مسدد، ويمكن حلها في يوم.

وإذا انتهت تأشيرة أو الرخصة بسبب تأخر المندوب فاكتب له فوراً واحتفظ بالرسالة. فغرامات التأخير عن التجديد والإقامة المنتهية تتراكم يومياً، والسرعة تحد من الضرر. واطلب من المندوب أن يؤكد كتابةً من يدفع الغرامة.

وإذا لم تستطع استرداد مستنداتك فأبلغ الشرطة في إمارتك واطلب من الجهة المصدرة بدلاً منها. وللنزاع حول الرسوم يقبل قسم حماية المستهلك في الدائرة الاقتصادية بالإمارة (دائرة الاقتصاد والسياحة في دبي) الشكاوى ضد الشركات المرخصة.